Welke software heeft jouw bedrijf nodig ? En graag tegen de laatste kosten natuurlijk.

Wanneer je een bedrijf begint moet je de keuze maken over hoe je de boekhouding gaat bijhouden. Daarnaast wil je natuurlijk nog veel meer dingen doen zoals een agenda bijhouden, offertes maken, een actuele website en noem maar op. Hiervoor is een legio aan software beschikbaar om je daarbij te helpen. Veel programma’s en apps zijn zelfs gratis. Maar hoe maak je de juiste keuzes welke software je nodig hebt? Wanneer je eenmaal start met een boekhouding die in een latere fase niet de functies blijkt te hebben die je nodig hebt dan maak je een valse start. En je al facturen al in de historie heb staan er al klanten al in je webshop zitten dan is het vaak heel moeilijk om nog te switchen. Daarom is het van belang dat je voor je start de juiste keuzes maakt in de samenstelling van je software. In dit artikel vindt je een stappenplan om je te helpen tot het maken van de juiste keuzes.

Stap 1. Wees ambitieus.

Schaam je hierin niet. Ga ervan uit dat je enorm veel succes hebt. Vertel jezelf hoe jou bedrijf er over 3 jaar uit moet zien, hoeveel omzet je maakt, hoeveel personeel en klanten je hebt, welke producten of diensten je levert en hoe een ideale werkdag eruit moet zien. Vertel jezelf ook hoe je bedrijfspand eruit ziet, beschrijf de logistieke processen, je wagenpark, partnerbedrijven en het aantal werkplekken. Kortom alles. Al deze zaken hebben onderlinge verbanden die soepel in elkaar moeten kunnen overlopen. Wanneer je hier softwarematig niet op voorbereid bent kan het zijn dat je halverwege hele onprettige en dure aanpassingen moet doen aan je bedrijf je omzet kosten of onnodige hoge kosten met zich mee brengen.

Stap 2. Een checklist maken.

Je klantgegevens moeten makkelijk bereikbaar zijn in verschillende programma’s. En heb je 10 klanten of 1000 klanten dat maakt een groot verschil in wat wilt automatiseren ? Heb je een voorraadadministratie nodig? En voor hoeveel artikelen? Wil je facturen en bankafschriften automatisch of handmatig verwerken? Dit zijn allemaal belangrijke zaken om op een ruitje te zetten voordat je je bedrijf softwarematig gaat inrichten.

Veel boekhoudpakketten hebben namelijk standaard de koppelingen met andere programma’s bijvoorbeeld met je bank, de KvK en bekende transporteurs. Soms zijn deze koppelingen gratis, soms tegen een kleine vergoeding per maand. Een boel functies heb je vaak niet nodig maar als de juiste koppeling er niet is geeft dit extra werk en kan dit je bedrijfsproces frustreren.

Stap 3. Gebruik zoveel mogelijk standaard programma’s

Programma’s zoals Exact of King zijn zeer veel gebruikt en zullen ook altijd up-to-date zijn en met je bedrijf en de markt meegroeien. Een website in WordPress of een webshop in Magento zullen altijd de updates blijven bieden die je nodig hebt. Daar komt bij dat alle grote banken en postbedrijven gratis plugins ter beschikking stellen voor standaard webshops omdat ze graag willen dat je klant bij hun blijft.

Aan de hand van je gemaakte checklist kijk je welke partners het best bij je passen. Als je bijvoorbeeld goederen verstuurt die door een brievenbus passen zou je daarom waarschijnlijk kiezen voor verzenden via PostNL. PostNL heeft bijvoorbeeld plugins voor Exact en King om verzendetiketten te printen. En dit samen met een gratis track&trace-plugin voor de meeste bekende webshopsystemen maken het je direct heel makkelijk. Maar ook DHL, UPS en overigen bieden dergelijke plugins aan. Deze vindt je op hun websites.

Heb je een webshop die gebruik maakt van Ideal- of creditcardbetaling, kijk dan goed of er een koppeling bestaat tussen je PSP ( Payment Service Provider ) en je beoogde boekhoudpakket. Veel uitgebeide boekhoudpaketten pakketten kunnen webshop betalingen niet goed automatisch verwerken omdat een webshop een andere volgorde heeft van orderverwerking dan een klassiek boekhoudprogramma’s. Zo ontvangt een webshop eerst de betaling, dan pas wordt de factuur gemaakt en later de verzending. Veel boekhoudpakketten zijn ingericht volgens de routing; Order->Pakbon->Verzendlijst->Factuur->Betaling en een betaling zonder factuur- of ordernummer kan dan moeilijk automatisch verwerkt worden. Gebruik ook bij een webshopsoftware zo veel mogelijk standaard vertrouwde templates en laat een zogenaamde lokale webdesigner nooit iets veranderen aan de scripts. Hier ga je later bij updates spijt van krijgen.

Heb je daarnaast bijvoorbeeld ook een fysieke winkel met een kassa dan moet deze ook weer kunnen communiceren met je boekhouding en je voorraden. Zo kan bijvoorbeeld E-boekhouden goed overweg met de webshop Lightspeed die op zijn beurt weer gekoppeld kan worden aan diverse een kassa’s.

Stap 4. Begin meteen goed

Ik snap het wel. Je wilt zo snel mogelijk van start. Je hebt je eerste opdrachten al binnen en moet aan de slag. De rest komt later wel. Je betaalt wat inkoop vanuit je privé. De bonnetjes stop je in een schoenendoos en je maakt je eerste factuur in Word. Je website is een voorlopige punt.nl van één pagina met een foto een algemene tekst en een 06-nummer.  Nu sta je eigenlijk al met 2-0 achter terwijl het heel belangrijk is dat meteen goed begint.

Stap 5. Alles online

Als het even kan probeer dan te voorkomen dat je een eigen server nodig hebt. Dit is een kostenpost zonder einde. Boekhoudpaketten hebben bijna allemaal een online versie waarvoor je alleen een internet verbinding nodig hebt.. En ook  je map “mijn documenten ” in je PC of laptop moet je synchroniseren met je Google Drive of Microsofts One-drive van Microsoft. Deze diensten zijn ook gratis en zo heb je altijd een backup van je documenten en kun je documenten en mappen eenvoudig delen met collega’s.

Veel is gratis

Webshopsoftware zijn vaak opensource pakketten met veel extra te krijgen gratis plugins. Ook koppelingen met de bekende banken zijn als ze er zijn gratis. Evenals de koppelingen naar transporteurs. Mailmerge providers als Mailchimp en Mailjet zijn ook te koppelen aan bepaalde boekhoudprogramma”s zodat je je klantenlijsten aanroepen voor E-mailingcampagnes. Mailmerge providers zijn meestal voor een beperkt aantal klanten of emails per maand gratis maar daarna moet je upgraden en je hebt ze wel nodig om aan wettelijke eisen te voldoen zoals een unsubscribe functie maar ook omdat je niet het risico wil lopen dat jouw eigen domeinnaam op een blacklist terecht komt als een domein dat spam verstuurd (en die titel kun je zomaar oplopen ook als je ter goeder trouw 200 emails verstuurd ) want dan ben je verder van huis want van zo’n blacklist kom je zeer moeilijk af.

Online boekhoudprogramma’s kosten wel altijd geld maar dit kan variëren van 10,- per maand tot aan honderden euro’s per maand. Afhankelijk van de functies en het aantal gebruikers die je wil.

Welke boekhoudsoftware past bij jou? Klik hier voor een handig overzicht in functies van verschillende online aanbieders.

 De boekhouder van de zus van mijn buurman is een goeie en niet duur.

Het heeft me vaak verwonderd hoe startende ondernemers komen tot de keuze van hun boekhouder. Vaak is die snel gevonden of aanbevolen via een kennis of collega zonder dat men er van te voren goed gekekenheeft naar wat voor dienstverlening er precies nodig is voor het bedrijf. En wat kun je en wil je zelf doen? In het kader van dit artikel dring ik er op aan altijd te zoeken naar een boekhouder die ook bekend is met de software die jij gekozen hebt en ook aangesloten is aan de accountant zijde van deze boekhoudsoftware. Zo goed als alle online boekhoudaanbieders bieden een inlogmogelijkheid voor accountants zodat jij kan doen wat je zelf kan en uiteindelijk de boekhouder naadloos verder kan gaan met zijn specialiteiten. Dit scheelt veel dubbel werk en uren. En dus geld. Op de websites van de software aanbieders vindt je altijd wel een link naar je een boekhouder bij jou in de buurt die bekend is met het pakket.

Sharing is caring!

Een eigen bedrijf starten. Welke software is echt nodig ?
Getagd op:                

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *