Veel bedrijven doen nog steeds niets met de Cloud. Toch is dit een ideale manier om je te wapenen tegen hackers en ransomware.

Voor de bedrijfswebsite vindt ieder het tegenwoordig normaal dat deze geïnstalleerd is bij een externe provider. Maar voor andere zaken zoals de boekhouding ,mailserver en documenten houden veel bedrijven deze toch nog steeds het liefst op hun eigen server en ook hun telefonie via een eigen telefooncentrale. Terwijl dit voor de meeste MKB bedrijven compleet overbodig is en erg duur. Zo’n server is altijd kwetsbaar voor virussen en hackers en je hebt altijd een mannetje nodig die deze onderhoud. Natuurlijk kun je je hier goed tegen wapenen maar helemaal veilig is het nooit zoals we de laatste tijd steeds vaker zien met ransomware als Wannacry en Petya waardoor veel bedrijven wereldwijd plat lagen. Hadden deze bedrijven zich naar de Cloud verplaatst dan hadden ze gewoon door kunnen werken. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding en dat is in Nederland goed geregeld.

Voor gecompliceerdere bedrijven zoals de containerhaven in Rotterdam of pakketservice DHL zal er altijd wel behoefte blijven om eigen software op eigen servers te moeten hebben draaien maar de meest MKB bedrijven kunnen hun activiteiten compleet verplaatsen naar de cloud en werken vanaf ieder plaats in de wereld vanaf elke willekeurige computer, tablet of telefoon

Boekhouden en office in de cloud

Kan dan alles in de Cloud ?

In principe wel. Alle moderne boekhoudprogramma’s als King of Exact hebben een online variant. Microsoft office is met Office360 volledig online te gebruiken vanaf ieder willekeurig apparaat. Maar ook Google biedt geweldige diensten als Google docs en Google sheets en nog veel meer aan via Google G Suite (voorheen Apps for Work ). En ook de telefooncentrale kan eenvoudig via Voip gewoon bij een provider worden ingericht. Met Google drive of One-drive kunnen bestanden en documenten in de cloud worden opgeslagen en ook makkelijk gedeeld worden met collega’s.

De cloud geeft je een beschermde omgeving. Je kan je documenten delen en hierin samenwerken met anderen die je zelf uitkiest en desgewenst meldingen of taken versturen zonder dat je iets moet emaillen en op het antwoord hoeft te wachten. Applicaties als Google Forms zijn geweldig. Een enquête die zichzelf verstuurd, volgt, bijhoudt en reminders stuurt als er niet geantwoord is en de resultaten van de antwoorden automatisch rubriceert. Bijvoorbeeld als je een vakantieplanning wil maken voor je personeel.

Zijn mijn bedrijfsgegevens dan wel veilig ?

Je mag erop vertrouwen dat de servers van Microsoft en Google maar ook die van Exact of King beter beveiligd zijn dan u uw eigen servers kan beveiligen. En mocht er uiteindelijk toch iets gebeuren met hackers of dataleaks dan is het hun probleem en niet de uwe. En dat is ook wel eens een rustgevende gedachte.

Gebruik standaard producten en applicaties van bekende providers.

Door gebruik te maken van bekende producten ben je altijd up-to-date. De aanbieders zorgen voor de nieuwste updates en zijn er verantwoordelijk voor dat het ook echt werkt. En iedere aanbieder heeft heeft zijn eigen ( gratis) helpdesk.

Voorbeeld: Een winkelier doet zijn boekhouding in E-Boekhouden in combinatie met Office365, een webshop in Lightspeed met hieraan gekoppeld een online kassa, een rekening bij de ING, met PIN-automaat, Ideal betalen via Pay.nl, en verzendt via PostNL . Zijn VOIP telefonie heeft hij via Redworks. Al deze partijen bieden niet alleen diensten die we online kunnen gebruiken maar hebben ook koppelingen tussen elkaars programma’s die ervoor zorgen dat gegevens als klantgegevens, voorraad, en betalingen automatisch worden gesynchroniseerd tussen de verschillende diensten.

Er zijn veel meer combinaties mogelijk met andere partijen. Maar uiteindelijk is het enige wat je nodig hebt een internetverbinding, een switch, printers en voip telefoons. ( Ook printers kunnen in Office365 en Google G suite als cloudprinter worden aangemaakt zodat deze vanaf alle plaatsen ter wereld kunnen worden aangestuurd )

Hier een link naar een leuk tooltje om eenvoudig te kijken welke online boekhoudprogramma’s passen bij uw bedrijf.

Lees ook meer over Google G Suite. De veel slimmere tegenhanger van Google als alternatief voor Office365.

 

 

 

 

 

Sharing is caring!

Beveilig tegen Ransomware en Hackers. Werk in de Cloud.
Getagd op:        

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *